Vanliga användningsområden
Använd roller och behörigheter när du vill styra vad en användare ska kunna se och göra i Fleet.
Det kan till exempel vara när du vill:
ge en förare åtkomst till sina egna resor
ge en arbetsledare möjlighet att följa upp fordon och resor
ge en fordonsansvarig åtkomst till fordonsinformation och rapporter
ge en administratör möjlighet att hantera användare och inställningar
begränsa en användare till ett visst fordon eller vissa funktioner
Rollerna i Fleet är rekommenderade standardroller. De kan användas direkt, men ni kan också skapa eller anpassa roller om ert arbetssätt kräver en annan åtkomstmodell.
Förutsättningar
För att kunna hantera roller och behörigheter behöver du ha åtkomst till Administration och Användarhantering.
Vilka funktioner och behörigheter som är tillgängliga kan bero på er licens, vilka moduler som är aktiverade och hur er organisation är konfigurerad.
Exempel:
Starter innehåller bland annat automatiskt fordonsregister, service och besiktning samt skaderapport.
Business innehåller allt i Starter samt elektronisk körjournal, trängselskatthantering, kartfunktion och geofence, bilpool och analys.
Pro innehåller allt i Business samt körbeteende, Förar-ID och temperatur.
Om en användare har en behörighet men ändå inte ser funktionen kan det bero på att funktionen inte ingår i ert nuvarande paket eller inte är aktiverad för organisationen.
Kom igång
Du hittar roller och behörigheter under Administration > Användarhantering.
I fliken Roller kan du se vilka standardroller som finns och vilka behörigheter som normalt ingår i varje roll.
När du öppnar en användare kan du gå till fliken Rättigheter för att se eller anpassa användarens behörigheter.
I rollöversikten visas behörigheter med olika markeringar:
Grön markering betyder att behörigheten är aktiverad som standard för rollen.
Gul markering betyder att behörigheten är valfri och standard är av.
Grå markering betyder att behörigheten inte är tillämplig för rollen.
Välj rätt roll
Börja med att välja den roll som ligger närmast användarens ansvar. Rollerna kan anpassas, så beskrivningarna nedan är rekommendationer och inte absoluta regler.
Rekommenderad rollfördelning
Använd detta som utgångspunkt när du väljer roll:
Förare med egen inloggning: Förare
Förare som använder Förar-ID och ska kunna logga in i Fleet: Förar-ID förare
Förare som identifieras via Förar-ID men inte ska logga in: Förare utan login
Arbetsledare, platschef eller teamledare: Arbetsledare
Fordonsansvarig, Fleet Manager eller transportansvarig: Fordonsansvarig
Systemansvarig eller IT-administratör: Systemadministratör
Installatör, tekniker eller verkstadspersonal: Installatör
Roller i Fleet
Förare
Passar för förare som ska kunna logga in och arbeta med resor för sin egen bil.
Används när användaren ska se sitt eget fordon, följa upp sina egna resor och fylla i information som behövs i körjournalen.
Har inte åtkomst till andra förares resor, företagsrapporter eller administrativa funktioner.
Förar-ID förare
Passar för förare som identifierar sig med Förar-ID, till exempel via kort, tagg, bilpool eller Förar-ID Lite i mobilen.
Används när körningar ska kopplas till rätt förare via Förar-ID.
Har inte åtkomst till andra förares resor, Fleet-administration, företagsrapporter eller bred fordonsdata.
Arbetsledare
Passar för arbetsledare, platschefer eller teamledare som behöver följa upp flera fordon eller förare.
Används för operativ uppföljning, till exempel karta, resehistorik, positionshistorik, rapporter och attestering beroende på hur rollen är inställd.
Har inte systemadministratörsåtkomst.
Fordonsansvarig
Passar för användare som ansvarar för fordonsflottan.
Används för att arbeta med fordonsinformation, import av fordon, beställning av enheter, service, uppföljning och rapporter.
Har ett bredare fordonsansvar än en förare eller arbetsledare, men behöver inte alltid kunna hantera alla systeminställningar.
Systemadministratör
Passar för användare som ska administrera Fleet på organisationsnivå.
Används för att hantera användare, roller, behörigheter, inställningar och flera delar av organisationens uppsättning.
Bör bara ges till personer som faktiskt ska administrera systemet.
Installatör
Passar för tekniker, installatörer eller verkstadspersonal som främst arbetar med installation och hantering av enheter.
Används för installationsrelaterade uppgifter.
Har inte åtkomst till resor, rapporter, användaradministration eller breda företagsinställningar.
Förare utan login
Är ett alternativ när en person ska kunna stå som förare på resor, men inte själv ska logga in i Fleet.
Används till exempel när ett Förar-ID kopplas till en person som bara ska identifieras som förare.
Vi rekommenderar i första hand att förare kan logga in, så att de själva kan fylla i syfte och följa upp sina resor.
Justera åtkomst vid behov
Anpassa behörigheter för en användare
Du kan justera behörigheter för en enskild användare om standardrollen inte räcker.
Gör det när en användare ska ha lite mer eller lite mindre åtkomst än rollen normalt ger. Anpassa bara behörigheter när du vet varför användaren behöver åtkomsten.
Skapa eller anpassa roller
Om standardrollerna inte passar ert arbetssätt kan ni skapa eller anpassa roller.
Det är användbart om flera användare ska ha samma anpassade åtkomst, till exempel en särskild administratörsroll, en roll för arbetsledare eller en roll för användare som bara ska arbeta med vissa delar av Fleet.
Skapa egna roller med försiktighet. Utgå från vad användarna faktiskt behöver kunna göra och ge inte bredare åtkomst än nödvändigt.
Begränsa åtkomst till eget fordon
Behörigheten Endast eget fordon används när en användare bara ska ha åtkomst till sitt eget fordon.
Det passar till exempel förare som inte ska kunna se andra fordon i organisationen. Behörigheten ingår som standard i rollen Förare.
Vad behörighetsområdena styr
Enskilda behörigheter är grupperade efter område. Använd dem när du behöver finjustera vad en användare ska kunna se eller göra.
Spåra och leda styr åtkomst till kart- och uppföljningsvyer, till exempel karta, resehistorik, positionshistorik, maskinjournal, platsövervakning och Säker hemkomst.
Rapport och analys styr åtkomst till rapporter, analysfunktioner, inställningar och underlag kopplat till exempelvis utlägg eller traktamente.
Mina fordon styr vad användaren kan göra i fordonsöversikten, till exempel beställa enheter, importera fordon eller skicka statusrapport varje månad.
Förar-ID styr åtkomst till Förar-ID-funktioner, till exempel Förar-ID-fliken, föraröversikt och driftstatus.
Administration styr vad användaren kan administrera i Fleet, till exempel användare, roller, behörigheter eller vissa fordonsinställningar. Administrationsbehörigheter bör bara ges till användare som faktiskt ska administrera systemet.
Tips!
Börja med den roll som bäst matchar användarens ansvar och justera enskilda behörigheter först när det behövs.
Ge inte fler behörigheter än användaren behöver för sitt arbete.
Kontrollera både roll och enskilda rättigheter om en användare saknar åtkomst till en funktion.
Om en användare inte ser en funktion kan det bero på roll, enskild behörighet, licens, modul eller att funktionen inte är aktiverad för organisationen.